基金会法人登记证书以及其它证书是对外交往的重要凭证，具有法律效力。为了加强管理，保证基金会各项业务的顺利进行，特制定本办法。
一、证书的保管：
本制度所指证书包括：基金会法人登记证书（正本）、基金会法人登记证书（副本）、开户许可证。证书保管使用遵循以下原则：
1.由基金会秘书长指派证书保管人；
2.基金会全部证书由证书保管人负责保管；
3.各项证书，原则上不得带出，因特殊情况需要带出使用时，需经秘书长批准、签字备案后，由证书保管人亲自携带使用，严防丢失，如有特殊情况需由申请使用人携带使用的，由申请使用人提出申请秘书长批准后方可使用。
二、证书的使用：
使用证书实行登记制度，登记表由行政部存档，以便备查。
具体包括以下事项：
- 日常事务性办公如联系业务、各种证照年检等需使用证书复印件、电子件的，申请使用人需填写《证书使用审批表》，由证书保管人审核备案后方可使用。
- 各类合同、协议等文件及对政府、相关部门行文需要法人复印件、电子件的，申请使用人需填写《证书使用审批表》，由证书保管人审核后交由秘书长审批，审批无误后由证书保管人备案后方可使用。
- 日常事务性办公如联系业务、各种证照年检；各类合同、协议等文件及对政府、相关部门行文业务需外借证书的，申请使用人需填写《证书使用申请表》，由证书保管人审核后交由秘书长审批，审批后由证书保管人亲自携带使用，严防丢失；如有特殊情况需由申请使用人携带使用的，由申请使用人提出携带申请，秘书长批准后申请使用人需与证书保管人签字交接后方可使用，申请使用人使用后应第一时间将证书原件返还。
- 申请使用人为证书保管人的，如使用证书复印件、电子件的，需审核备案并定期向秘书长汇报，如需携带原件的，填写《证书使用申请表》由秘书长审批后
- 禁止未经证书保管人审核备案或秘书长审批私自复印证书原件及其他证件。
违反本制度规定，造成后果将由违反本制度人员负责，造成严重后果的，将追究其经济责任及法律责任。
该办法经广东省北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院教育基金会2020年12月18日第2届第4次理事会会议讨论通过后实施。
广东省北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院教育基金会
2020年12月18日
